Lire les procès-verbaux d'assemblée en 15 minutes

C'est dans les procès-verbaux qu'on trouve les cadavres dans le placard. L'attestation indique à votre acheteur ce que le syndicat est tenu de déclarer. Les procès-verbaux montrent comment l'immeuble prend réellement ses décisions : ce dont les copropriétaires ont débattu, ce que le conseil d'administration reporte d'année en année, et ce que tout l'immeuble sait déjà qu'il faudra faire. La plupart des constatations qui comptent dans un dossier de condo apparaissent d'abord dans les procès-verbaux, souvent des années avant d'atteindre un budget ou une cotisation spéciale.

Les procès-verbaux sont aussi longs, répétitifs et peu structurés, ce qui explique qu'on les survole ou qu'on les saute. Pas besoin de les lire ligne par ligne. Il faut savoir où regarder.

Quoi demander

Demandez les procès-verbaux de toutes les assemblées des copropriétaires des trois dernières années, annuelles et extraordinaires, ainsi que les procès-verbaux du conseil d'administration pour la même période. Les deux font partie du registre que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires en vertu de l'article 1070 du Code civil, avec les états financiers et les contrats auxquels le syndicat est partie.

Le vendeur devrait déjà les avoir. Le conseil d'administration doit transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de chaque assemblée dans les 30 jours (art. 1102.1), et celui de ses propres décisions dans le même délai (art. 1086.1). Votre acheteur a aussi un droit qui lui est propre. En vertu de l'article 1068.2, le promettant acheteur peut demander directement au syndicat les documents et renseignements qui lui permettront de donner un consentement éclairé. Le syndicat doit les lui fournir avec diligence, aux frais du promettant acheteur, et en transmet une copie au vendeur.

Les procès-verbaux du conseil consignent les décisions prises entre les assemblées : contrats signés, soumissions reçues, expertises commandées. Si le dossier ne contient que ceux des assemblées, demandez nommément ceux du conseil.

Avant de commencer

Lisez d'abord l'attestation. Notre article sur l'attestation du syndicat explique ce qu'elle contient. Retenez-en trois éléments : les travaux majeurs prévus pour les dix prochaines années, les procédures judiciaires en cours, et le solde du fonds de prévoyance par rapport au montant recommandé. Lisez ensuite les procès-verbaux avec ces trois éléments en tête. Vous vérifiez s'ils racontent la même histoire.

La lecture en 15 minutes

Placez les trois années côte à côte, de la plus ancienne à la plus récente.

1. Les ordres du jour d'une année à l'autre, 3 minutes. Lisez seulement les ordres du jour, les trois années à la suite. Un point qui revient chaque année, la toiture, les fenêtres, les infiltrations d'eau, le garage, est le signal le plus fiable du dossier. Un point récurrent, ce sont des travaux que tout le monde connaît et que personne n'a payés.
2. Les votes, 4 minutes. Pour chaque assemblée, repérez ce qui a été adopté, rejeté et reporté. Cherchez en particulier les hausses de contributions, les cotisations spéciales, les contrats et travaux majeurs, les emprunts et les modifications au règlement de l'immeuble, comme les limites à la location ou aux animaux. Un vote rejeté ou reporté sur des travaux en dit plus long qu'un vote adopté.
3. Les chiffres et les noms, 3 minutes. Notez chaque soumission, rapport d'expert, entrepreneur et montant. Une toiture soumissionnée à 420 000 $ dans un procès-verbal est un chiffre que votre acheteur peut utiliser; « date et coût à déterminer » dans l'attestation ne l'est pas.
4. La période de questions, 3 minutes. La partie en fin d'assemblée, souvent appelée « varia » ou « période de questions », est celle où les copropriétaires soulèvent les infiltrations d'eau, le bruit, les rénovations d'un voisin ou un différend avec le gestionnaire. Une plainte qui revient d'une année à l'autre mérite une question au syndicat.
5. La gouvernance, 2 minutes. Regardez les présences et le quorum, les démissions au conseil, les changements de gestionnaire et les assemblées ajournées faute de quorum. En vertu de l'article 1089, le quorum est atteint lorsque les copropriétaires présents ou représentés détiennent la majorité des voix. Un immeuble qui peine à l'atteindre, ou un conseil qui change chaque année, aura plus de mal à prendre de grandes décisions.

Ce que les procès-verbaux montrent et que l'attestation ne dit pas

1. Des travaux reportés plus d'une fois. L'attestation énumère les travaux prévus; les procès-verbaux montrent combien de fois ils ont été reportés, et pourquoi.
2. Des expertises commandées mais jamais déposées. Si le conseil a commandé un rapport d'ingénieur ou une étude du fonds de prévoyance, demandez-en une copie. Si le document n'est pas encore arrivé, demandez quand il est attendu.
3. Des décisions prises après la délivrance de l'attestation. Une cotisation spéciale ou une hausse des contributions votée après cette date n'y figurera pas. Vérifiez les procès-verbaux les plus récents, et demandez si une assemblée est prévue avant la signature de l'acte de vente.
4. Des différends avant qu'ils n'arrivent devant un tribunal. L'attestation ne mentionne que les procédures devant un tribunal. Les mises en demeure, les menaces de poursuite et les conflits avec un entrepreneur apparaissent d'abord dans les procès-verbaux.
5. Des décisions qui peuvent encore être contestées. Un copropriétaire peut demander au tribunal d'annuler une décision de l'assemblée dans les 90 jours suivant l'assemblée (art. 1103). Une décision contestée dans des procès-verbaux récents n'est peut-être pas définitive.

Un dossier, lu en 15 minutes

Exemple illustratif

32 unités · construit en 1998

Fonds (attestation)

210 000 $

Dalle du garage

soumise à 380 000 $, vote reporté deux fois

Dernière assemblée

infiltrations d'eau, une mise en demeure

Écart pour la seule dalle

170 000 $, environ 5 300 $ par unité

L'attestation d'un immeuble de 32 unités construit en 1998 indique un fonds de prévoyance de 210 000 $, la dalle du garage parmi les travaux prévus avec « date et coût à déterminer », et aucune procédure en cours.

Les procès-verbaux en disent plus. La dalle du garage figure à l'ordre du jour des trois assemblées annuelles. La première année, le conseil mentionne un rapport d'ingénieur et annonce qu'il demandera des soumissions. La deuxième, une soumission de 380 000 $ est présentée et le vote est reporté jusqu'à la réalisation de l'étude du fonds de prévoyance. La troisième, des copropriétaires signalent pendant la période de questions des infiltrations d'eau dans le garage, et le conseil fait état d'une mise en demeure d'un copropriétaire dont la voiture a été endommagée.

En recoupant le tout : des travaux connus de 380 000 $, 210 000 $ au fonds, un vote reporté deux fois, des infiltrations d'eau actives et un différend qui pourrait devenir une réclamation. L'écart pour la seule dalle représente en moyenne environ 5 300 $ par unité, avant que l'étude n'ajoute quoi que ce soit. L'attestation est exacte. Elle ne dit simplement rien de tout cela.

Ce que disent les décisions sur les courtiers qui ont transmis ces documents sans les lire : La diligence du courtier.

Quoi en faire

• Demander trois ans de procès-verbaux d'assemblée et du conseil dès l'acceptation de la promesse d'achat. Si le vendeur ne les a pas, votre acheteur peut les demander au syndicat en vertu de l'article 1068.2.
• Lire d'abord les ordres du jour d'une année à l'autre, puis les votes, les chiffres, la période de questions et la gouvernance.
• Vérifier chaque élément de l'attestation dans les procès-verbaux, et noter tout ce qui a été décidé après la date de l'attestation.
• Transformer les points récurrents et les votes reportés en questions pour le syndicat, et en chiffres pour votre acheteur. Notre article sur le fonds de prévoyance montre comment confronter ces chiffres au fonds.

Sources

• Code civil du Québec, art. 1070
• Code civil du Québec, art. 1102.1
• Code civil du Québec, art. 1086.1
• Code civil du Québec, art. 1068.2
• Code civil du Québec, art. 1089
• Code civil du Québec, art. 1103