Les états financiers du syndicat : les lignes à vérifier

Les procès-verbaux vous disent ce que le conseil reporte d'année en année. Les états financiers montrent ce que cela coûte. Trois ans d'états financiers, lus côte à côte, répondent à des questions que l'attestation ne fait qu'effleurer : les copropriétaires paient-ils, l'immeuble est-il en déficit, et le fonds de prévoyance comble-t-il discrètement l'écart ?

Pas besoin d'être comptable. Il faut savoir qui a préparé les états financiers, et quelles lignes comparer d'une année à l'autre.

Quoi demander

Demandez les états financiers des trois derniers exercices et le budget prévisionnel de l'année en cours. Les états financiers font partie du registre que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires, et l'avis de convocation de chaque assemblée annuelle doit être accompagné du bilan, de l'état des résultats de l'exercice écoulé, de l'état des dettes et créances et du budget prévisionnel (art. 1087). Le vendeur devrait les avoir.

Des états financiers peuvent dater de près d'un an au moment où vous les lisez. Demandez aussi le solde actuel du fonds de prévoyance et du fonds d'autoassurance.

D'abord, qui les a préparés

Tous les états financiers n'ont pas le même poids. Avant les chiffres, trouvez le rapport du comptable. C'est généralement la première page après la page couverture, avant le bilan : elle est sur le papier à en-tête du cabinet, adressée au conseil d'administration ou aux copropriétaires, puis signée et datée par le cabinet. Cette page indique ce que le comptable a fait. Repérez la phrase surlignée ci-dessous. Si les états financiers commencent directement par le bilan, sans cette page, ils sont internes.

Le Code civil n'exige pas que les états financiers annuels du syndicat soient audités. Il exige les commentaires d'un comptable seulement à l'assemblée extraordinaire tenue lorsque le promoteur cède le contrôle du syndicat, avec un audit si des copropriétaires représentant 40 % des voix le demandent (art. 1105). La déclaration de copropriété ou un vote de l'assemblée peut exiger davantage.

Des états compilés ou internes ne sont pas un signal d'alarme en soi, surtout dans un petit immeuble. Ils signifient simplement que personne à l'extérieur du syndicat n'a vérifié les chiffres, ce qui rend les comparaisons qui suivent encore plus importantes. Un immeuble qui est passé d'états audités à des états compilés, ou qui a changé de comptable, mérite une question.

Les lignes à vérifier

1. Charges exigées et charges payées. L'attestation donne les deux totaux sur trois ans (règlement, art. 10), et les états financiers montrent les sommes encore dues par les copropriétaires. Un écart qui se creuse d'une année à l'autre signifie que certains copropriétaires ne paient pas, et que les autres paient pour eux. Le syndicat peut inscrire une hypothèque légale sur la fraction d'un copropriétaire en retard de plus de 30 jours (art. 2729), ce qui explique que les arrérages s'accompagnent souvent de frais juridiques.
2. Les frais juridiques et professionnels. Une hausse des frais juridiques signale des recours en recouvrement, un différend avec un entrepreneur ou un copropriétaire, ou une réclamation. Trouvez le point correspondant dans les procès-verbaux.
3. Les assurances. Regardez l'évolution de la prime et les franchises payées. Le fonds d'autoassurance sert à payer les franchises du syndicat (art. 1071.1). Comparez son solde à la franchise la plus élevée indiquée dans l'attestation.
4. Le résultat d'exploitation. Regardez l'excédent ou le déficit des trois exercices. Un seul déficit peut s'expliquer par une année inhabituelle. Des déficits répétés signifient que le budget est trop bas, et il sera corrigé par une hausse des charges.
5. Les sommes retirées du fonds de prévoyance. Le fonds ne peut servir qu'aux réparations majeures et au remplacement des parties communes (art. 1071). Consultez la note ou le tableau qui présente les mouvements du fonds. Un retrait qui ne correspond pas à des travaux majeurs inscrits aux procès-verbaux, ou un virement vers le compte d'exploitation pour combler un déficit, signifie que le fonds est plus faible que son solde ne le laisse croire. Notre article sur le fonds de prévoyance explique comment juger s'il est suffisant.
6. Les emprunts. Si le syndicat a emprunté pour payer des travaux, les remboursements sortent des charges des copropriétaires pendant des années. Notez le solde, le taux et l'échéance.

Trois ans, côte à côte

Exemple illustratif

48 unités

Charges exigées

de 310 000 $ à 325 000 $

Charges payées

de 304 000 $ à 289 000 $

Frais juridiques

4 000 $, 15 000 $, 27 000 $

Déficit d'exploitation

6 000 $, 18 000 $, 31 000 $

Retiré du fonds de prévoyance, 3e année

30 000 $

Un immeuble de 48 unités. En trois ans, les charges exigées passent de 310 000 $ à 325 000 $, alors que les charges payées baissent de 304 000 $ à 289 000 $. Les frais juridiques passent de 4 000 $ à 15 000 $, puis à 27 000 $. Le déficit d'exploitation passe de 6 000 $ à 18 000 $, puis à 31 000 $. La troisième année, le tableau du fonds de prévoyance montre un virement de 30 000 $ vers le compte d'exploitation, et les procès-verbaux ne mentionnent pas de travaux majeurs cette année-là.

En recoupant le tout : les charges impayées sont passées de 6 000 $ à 36 000 $ par année, les frais juridiques ont augmenté à mesure que le syndicat tente de les recouvrer, et le fonds de prévoyance a comblé le dernier déficit. Le solde du fonds indiqué dans l'attestation est exact, mais il est inférieur de 30 000 $ à ce qu'il devrait être, et le budget de l'an prochain devra augmenter. Pour votre acheteur, cela signifie probablement des charges plus élevées et deux questions pour le syndicat : quelle part des arrérages vient d'un seul copropriétaire, et une hypothèque légale a-t-elle été inscrite sur la fraction ?

Ce que disent les décisions sur les courtiers qui ont transmis ces documents sans les lire : La diligence du courtier.

Quoi en faire

• Demander trois ans d'états financiers et le budget de l'année, et lire d'abord le rapport du dessus : audités, examinés, compilés ou internes.
• Comparer les charges exigées et payées, les frais juridiques, les assurances et le résultat d'exploitation sur les trois exercices.
• Repérer toute somme retirée du fonds de prévoyance qui ne correspond pas à des travaux majeurs dans les procès-verbaux.
• Comparer le fonds d'autoassurance à la franchise la plus élevée.
• Transformer chaque tendance en question pour le syndicat, et en chiffre pour votre acheteur. Utiliser la valeur relative de la fraction, et non une moyenne, pour calculer sa part.

Sources

• Code civil du Québec, art. 1087
• Code civil du Québec, art. 1105
• Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, art. 10
• Code civil du Québec, art. 2729
• Code civil du Québec, art. 1071.1
• Code civil du Québec, art. 1071